La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para las empresas y personas naturales en Colombia. Además de agilizar los procesos de facturación, esta modalidad ofrece importantes ventajas en términos de almacenamiento y conservación de las facturas. En este artículo, te explicaremos todo lo que debes saber sobre el almacenamiento y conservación de las facturas electrónicas, así como las normativas que debes tener en cuenta.
Dónde se guardan las facturas electrónicas
El almacenamiento de las facturas electrónicas es una tarea obligatoria tanto para las personas naturales como para cualquier tipo de negocio o entidad. Estas facturas son consideradas como medios de prueba válidos que pueden ser consultados por cualquier órgano encargado de supervisar y fiscalizar el cumplimiento de las normas establecidas por el Estado colombiano.
Almacenamiento de Facturas y Soportes Contables: Normatividad y Mejores Prácticas en Colombia
Para tener una buena práctica en cuanto al almacenamiento de los soportes contables, tener claro que está regulado por el Decreto 2649 de 1993, el Código de Comercio y el Estatuto Tributario. Estas normativas establecen los plazos de almacenamiento de las facturas o soportes, teniendo en cuenta el Concepto 033 del 18 de enero de 2019 del CTCP (Consejo Técnico de Contaduría Pública) y el Oficio 220-0175668 del 13 de febrero de 2017 de las supersociedades.
Antes de adentrarnos en el tema del almacenamiento contable, tener claros algunos términos como soporte, libro contable y comprobantes:
¿Qué es un soporte, libro contable y comprobantes?
El soporte contable es un documento de origen interno o externo de la entidad que permite registrar las operaciones económicas. Algunos ejemplos de soportes contables son los recibos de caja, las facturas de venta, las notas de contabilidad y las letras de cambio.
Los libros contables son aquellos en los que se registran los comprobantes de forma cronológica. Estos libros son fundamentales para la realización de los estados financieros.
Los comprobantes contables son documentos emitidos por una entidad para registrar las operaciones realizadas. Estos comprobantes deben estar numerados de forma consecutiva, indicar la fecha, el origen, describir la operación y las cuentas involucradas, junto con el respectivo soporte. Algunos ejemplos de comprobantes contables son los de ingresos, egresos, ventas y nómina.
Las facturas electrónicas se deben archivar
Según los lineamientos del Gobierno Nacional, es obligatorio conservar todas las facturas, documentos y justificantes relacionados con las obligaciones tributarias. Esto incluye tanto las facturas emitidas a terceros como las recibidas al momento de realizar inversiones, gastos o compras. Contar con un archivo ordenado de todos los documentos contables y tener una buena contabilidad en tu negocio es de gran ayuda en caso de auditorías contables o fiscales.
¿Cómo almacenar las facturas electrónicas?
Según la legislación colombiana, las facturas deben ser almacenadas en su formato y contenido original. Esto significa que las fotocopias o escaneos de las facturas no tienen validez. Sin embargo, esto no implica que debas almacenar todos tus documentos en papel, ya que puedes conservarlos en formato electrónico siempre y cuando puedas garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad del contenido en su totalidad.
¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas o comprobantes?
Tener en cuenta dos aspectos en cuanto al tiempo de conservación de las facturas o comprobantes contables: el tiempo de conservación para efectos fiscales y el tiempo de conservación para efectos comerciales.
Almacenamiento para efectos fiscales
Con el fin de constatar la exactitud de los pasivos, activos, ingresos, descuentos, costos, deducciones, patrimonio, rentas exentas, impuestos y retenciones que se consignan en las declaraciones, la DIAN puede solicitar a los contribuyentes la inspección de sus soportes y libros contables.
Según el Artículo 632 del Estatuto Tributario y el Artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el Artículo 304 de la Ley 1819 de 2016), todas las entidades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben conservar los siguientes documentos hasta que se cumpla el término de firmeza de su declaración tributaria correspondiente:
- Libro Diario: Registro de los movimientos realizados diariamente.
- Libro Mayor: Registro del saldo de las cuentas al finalizar el mes.
- Libro de Inventarios: Control y registro de la mercancía.
- Comprobantes de orden interno y externo.
- Medios magnéticos con información contable registrada en computadora.
- Soportes de consignación de retenciones en la fuente realizadas como agente retenedor.
- Declaraciones tributarias presentadas y sus recibos de pago correspondientes.
Almacenamiento para efectos comerciales
Según el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el Artículo 60 del Código de Comercio, las personas naturales y entidades deben conservar sus libros y papeles durante diez años contados a partir de la fecha del último asiento, comprobante o documento.
Estos artículos establecen que los libros y papeles pueden ser conservados de forma física o utilizando cualquier otro medio técnico, electrónico o magnético que garantice su reproducción exacta. Es importante que el medio elegido cumpla con los requisitos establecidos en el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999, que incluyen el acceso para una posterior consulta, la conservación del formato original y la información sobre el origen, destino, fecha y hora del envío o recepción del mensaje.
Una vez transcurridos los diez años, la persona o entidad puede destruir los papeles y libros, siempre y cuando cumpla con los lineamientos establecidos.
El almacenamiento y conservación de las facturas electrónicas es una obligación legal en Colombia. Es importante cumplir con las normativas establecidas y garantizar la autenticidad y legibilidad de los documentos. Contar con un buen sistema de almacenamiento y organización de las facturas electrónicas es fundamental para evitar problemas fiscales o legales. En Loggro, contamos con un software contable que puede facilitarte esta tarea y un equipo de profesionales que pueden asesorarte en todo momento. No dudes en contactarnos para obtener más información.
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